Regulamin uczestnictwa w konferencji naukowo-szkoleniowej
„Tożsamość i niepewność. Psychiatria i psychoterapia nastolatków i młodych dorosłych.
Procesy przejścia w rodzinie, terapii i leczeniu.”
06-07.09.2024, Kraków
§1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy dokument jest regulaminem ogólnopolskiej konferencji naukowo-szkoleniowej „Tożsamość i niepewność. Psychiatria i psychoterapia nastolatków i młodych dorosłych. Procesy przejścia w rodzinie, terapii i leczeniu.”, która odbędzie się w dniach 06-07.09.2024 w Krakowie.
2. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
a. Organizator:
· Klinika Psychiatrii Dzieci i Młodzieży Instytutu Psychiatrii i Neurologii
· Klinika Psychiatrii i Psychoterapii Dzieci i Młodzieży Uniwersytetu Jagiellońskiego
· Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Wola-Śródmieście
· Fundacja Kliniki Psychiatrii Dzieci i Młodzieży “Przejście”
· Zuzanna Molenda- koordynator projektu,
b. Konferencja: konferencja naukowo-szkoleniowa „Tożsamość i niepewność. Psychiatria i psychoterapia nastolatków i młodych dorosłych. Procesy przejścia w rodzinie, terapii i leczeniu”;
c. Uczestnik: osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która za pomocą Systemu prawidłowo zarejestrowała się na Konferencję oraz terminowo opłaciła uczestnictwo, o którym mowa w §3 ust. 1 niniejszego Regulaminu, o ile nie były z tej opłaty zwolnione.
3. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej (https://tozsamosciniepewnosc.conrego.app/)
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów oraz/lub programu z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania lub zwrotu Opłaty uczestnictwa ze strony Organizatora.
5. W ramach Konferencji przewidziane są sesje wykładowe oraz warsztatowe.
6. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.
7. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu i jest wiążące dla obu stron.
8. Wszystkie terminy zawarte w niniejszym regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizator postanowi inaczej.
§2
Zgłoszenie udziału
1. Konferencja skierowana jest głównie do lekarzy, psychologów, pielęgniarek, studentów i innych specjalistów.
2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
a. przesłanie drogą elektroniczną, do dnia 05.09.2024, wypełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji;
b. uiszczenie opłaty konferencyjnej w terminie do 5 dni roboczych od dnia wysłania zgłoszenia;
c. w przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie zgłoszenie uczestnika zostaje anulowane.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.
4. Każdy z Uczestników otrzyma certyfikat potwierdzający uczestnictwo w Konferencji.
5. W wypadku nieodebrania certyfikatu podczas Konferencji możliwy jest jego odbiór osobisty po uprzedni ustaleniu sposobu z koordynatorem wydarzenia.
§3
Opłata konferencyjna
1. Opłata konferencyjna wynosi:
a. LEKARZ W TRAKCIE SPECJALIZACJI I INNI PROFESJONALIŚCI:
· do 01.06.2024- 550zł
· do 3.09.2024- 650zł
· do 6.09.2024- 850zł
b. LEKARZ:
· do 01.06.2024- 650zł
· do 3.09.2024- 750zł
· do 6.09.2024- 850zł
2. Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem rejestracji.
3. Uczestnik wraz z wiadomością e-mail – stanowiącą potwierdzenie rejestracji – otrzyma fakturę pro forma lub informacje umożliwiające dokonanie płatności za konferencję.
4. Wszystkie dane osobowe przetwarzane w procesie rejestracji Uczestnika są chronione zgodnie z wymogami RODO oraz Polityką prywatności.
5. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji wniosek o zwrot kosztów Opłaty uczestnictwa należy wysłać mailem na adres kontaktowy Organizatora. Warunki zwrotu przedstawiają się następująco:
· Przy rezygnacji w terminie do 60 dni przed Konferencją obowiązuje zwrot 90% wpłaconej kwoty.
· Przy rezygnacji w terminie do 30 dni przed Konferencją obowiązuje zwrot 50% wpłaconej kwoty,
· Przy rezygnacji w terminie do 14 dni przed Konferencją obowiązuje zwrot 20% wpłaconej kwoty.
Kwoty zawierają już opłatę administracyjną z tytułu anulowania rejestracji w wysokości 10% wpłaconej kwoty. Przy rezygnacji w późniejszym terminie zwrot nie przysługuje. Zwrot kosztów nie jest również możliwy w przypadku, gdy Uczestnik nie wziął udziału w konferencji.
6. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów uczestnictwa Organizator dokona zwrotu wpłaty wg warunków określonych w §3. pkt. 5. w ciągu 14 dni od dnia przesłania wniosku do Organizatora.
7. Opłata uczestnictwa, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu nie obejmuje kosztów dojazdu, zakwaterowania oraz jakichkolwiek innych kosztów Uczestnika poza samym uczestnictwem w Konferencji, chyba że wynika to wprost z treści zakupionego biletu wstępu (lub rejestracji).
8. Na życzenie Uczestnika Organizator może wystawić fakturę VAT za uczestnictwo w Konferencji. Dane do wystawienia faktury należy wpisać w formularzu zgłoszeniowym.
§4
Zgoda na wykorzystanie wizerunku
1. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora i podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
2. Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji lub innej zarządzanej przez Organizatora oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenia względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.
3. Uczestnik ma prawo do zgłoszenia żądania usunięcia materiałów zawierających jego wizerunek, wskazując je na stronie internetowej Konferencji lub w mediach społecznościowych. Organizator po uznaniu zasadności zgłoszenia usunie wskazane materiały w ciągu 14 dni.
4. Zarejestrowane materiały nie są przechowywane w ustrukturyzowanej postaci umożliwiającej łatwą identyfikację osób i nie stanowią danych osobowych w myśl Polityki prywatności oraz zapisów RODO.
§ 7.
Postanowienia końcowe
1. Administratorem danych osobowych Uczestników i Płatników jest Organizator.
2. Organizator, na mocy odrębnej umowy, może powierzyć przetwarzanie danych osobowych Uczestników i Płatników stronie trzeciej, jeśli jest to niezbędne do realizacji procesu rejestracji lub jest to konieczne do przeprowadzania prac organizacyjnych przy Konferencji.
3. Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz Polityki prywatności, która definiuje wymogi i procesy zgodnie z rozporządzeniem RODO.
4. Wszelkie prawa Uczestnika w zakresie dostępu do danych, prawa do bycia zapomnianym i innych praw związanych z wymogami RODO określa Polityka prywatności.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji na Konferencję celem powiadamiania uczestników Konferencji m.in. o zmianach programu Konferencji lub Regulaminu.
6. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obiektu, obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych.
7. W trakcie Konferencji Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora; dotyczy to w szczególności zakazu rejestracji (audio i/lub video i/lub foto) wystąpień prelegentów.
8. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, że Uczestnik narusza zapisy Regulaminu Konferencji lub w inny sposób zagraża bezpieczeństwu imprezy, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
9. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia z powodu braku miejsc.
10. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który zarejestrował się na Konferencję, powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres tozsamosciniepewnosc@ipin.edu.pl Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 14 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
11. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
12. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
13. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
14. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji wymaga akceptacji w Systemie niniejszego Regulaminu oraz Polityki prywatności.